Проход по ссылкам навигации
Проход по ссылкам навигацииПроекты

Ускорить документооборот

Известно, что результат применения системы 5S на рабочем месте – это организация рабочих мест для оптимизации производственного процесса, поддержание порядка, чистоты, аккуратности, экономия времени и энергии для повышения производительности труда и предотвращения несчастных случаев. Отдел документационного обеспечения Калининской АЭС как  координатор «Производственной системы Росатома» по офисным процессам  ведет целенаправленную и последовательную работу в этом направлении, поэтому  в организации документооборота на станции появились свои особенности.
Во исполнение проекта ПСР-5S ОДО выделено  несколько помещений: в одном из них размещены рабочие места с полным комплектом интерфейсов, комфортной офисной мебелью и необходимой оргтехникой, в  других помещениях  располагаются  сетевые принтеры, в удобных и вместительных шкафах находятся документы текущего года, канцелярские и почтовые принадлежности, есть дополнительное рабочее место для выполнения отчетов и обеденная зона. Значительную экономию пространства помогает обеспечить использование жалюзийных шкафов.
Для обмена документами между руководством станции, подразделениями и подрядчиками установлены два  курьерских шкафа. По предложению директора Михаила Юрьевича Канышева в помещении ОДО был установлен курьерский шкаф, имеющий два доступа к нему: из коридора  и из помещения ОДО. Ячейки этого шкафа предусмотрены для руководства атомной станции, всех подразделений, для  входящих, исходящих, внутренних документов, направляемых в ОДО для регистрации, для проставления печати. Со стороны коридора все ячейки закрываются на ключ, который имеется у ответственных за делопроизводство в подразделениях, а со стороны отдела ячейки закрыты подвижной пластиковой рольставней, которая поднимается для выемки документации несколько раз в день. Второй курьерский шкаф, установленный в холле, состоит  из ячеек разного размера. Большие секции закреплены за подразделениями, имеющими объемные документы: казначейством, ПТО, технической библиотекой, юридическим отделом, УПТК. Другие отданы подрядным организациям, проверенным и давно работающим  со станцией. Такое сотрудничество с подрядными организациями позволяет ускорить процесс доставки писем и документации  без почтовых отправлений.
Документы изымаются из шкафов и раскладываются в папки руководства два раза в день согласно утвержденному графику. Установленный  порядок позволяет четко, спокойно, без промедления, в установленные сроки организовать поток документов и упорядочить работу всех служб и подразделений Калининской АЭС.
В состав отдела документационного обеспечения входит архив,  в котором хранятся оригиналы документов, имеющие постоянный и свыше 10 лет сроки хранения. Руководством Калининской  станции в 2014 году выделены, отремонтированы  и оформлены новые архивные помещения. Они оснащены раздвижными стеллажами современной конструкции, позволяющими удобно организовать, сэкономить пространство, разместить документы на полках и использовать их по необходимости. 
Помимо этих нововведений  позволяют оптимизировать рабочий процесс и другие решения. Это и ведение электронного документооборота в локальной системе СУОРД и отраслевой системе ЕОСДО, и размещение Инструкции по делопроизводству Калининской АЭС и  изменений к ней, форм бланков и другой информации на локальном диске в выделенном для ОДО ресурсе, доступном всем работникам станции, и широкое использование информационных стендов с постоянно обновляющейся информацией о режиме работы курьерских шкафов и графике рассмотрения документов руководством станции, кадровых назначениях на станции, в Центральном аппарате ОАО «Концерн Росэнергоатом», в сторонних организациях, изменениях реквизитов и названий организаций и о многом другом. Рядом с  кабинетами руководителей имеются информационные «окошки», в которые вкладываются файлы с  информацией о сроках, замещении, отсутствии руководителя на рабочем месте.
Таким образом, с уверенностью можно сказать, что основные принципы «Производственной Системы Росатома»-5S, направленные на оптимизацию рабочего процесса, распространяются не только на рабочие места сотрудников ОДО, но и на всю работу отдела. Понимая важность правильной организации документооборота на станции, необходимость быстрого исполнения принятых решений, руководство Калининской станции – директор М.Ю. Канышев и заместитель директора по общим вопросам А.Ю. Кривченко – никогда не отказывает отделу документационного обеспечения  в современном  и своевременном оснащении всем необходимым оборудованием и актуальными возможностями для работы, всецело поддерживая реализацию проекта ПСР-5S  в ОДО и на станции в целом.